Au moment de la facturation, les entreprises du BTP ne sont pas à l’abri d’une erreur ou d’un oubli. Pour rectifier le tir auprès de leurs clients, elles pourraient être tentées de compléter ou modifier les informations inexactes du document initial. Seulement, la nature du document suppose le respect de règles très strictes permettant de rattraper une erreur comptable sans s’exposer aux sanctions de l’administration fiscale.
Ce que prévoit la réglementation en matière de facturation
Qu’il y ait eu dématérialisation de la facture client ou que celle-ci soit au format papier, la facture est un document de nature commerciale et comptable très encadré. Elle constitue une preuve juridique de la prestation rendue ou de la marchandise vendue et sert notamment de support aux contrôles effectués par l’administration fiscale. Le code général des impôts prévoit des mentions obligatoires parmi lesquelles figure la numérotation de la facture. Chaque document doit comporter un numéro unique et s’inscrire dans une suite chronologique et sans rupture. Cette numérotation séquentielle facilite le travail de l’administration fiscale en leur permettant de déceler rapidement d’éventuelles incohérences. Aussi, en cas d’erreur de facturation, la suppression de la facture erronée au profit d’une nouvelle facture briserait la continuité de la séquence.
Pour autant, il n’est pas question pour l’entreprise de simplement modifier la facture erronée. L’article 286 du Code Général des Impôts prévoit l’utilisation de logiciel garantissant les « conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale ». Modifier une facture émise reviendrait à altérer les données conservées. Mais alors comment procéder en cas d’erreur de facturation ?
Dans quelles conditions la facture peut-elle être modifiée ?
Les conditions de rectification de la facture erronée évoluent selon l’état du document. La facture fraîchement créée peut se trouver encore à l’état de brouillon. Une fois enregistrée, elle entre en comptabilité même si elle n’a pas encore été réglée. Ces différents statuts n’impliquent pas les mêmes précautions et lorsque le client a déjà procédé au règlement, la correction de la facture suppose encore une autre procédure.
Modifier une facture provisoire
Avant d’enregistrer une nouvelle facture créée, les logiciels de facturation proposent à l’utilisateur de la conserver à l’état de « brouillon » ou de « facture provisoire ». Si la création du document n’est pas finalisée, aucun numéro de facture ne lui est attribué. Le brouillon peut alors être modifié sans remettre en cause la cohérence de la comptabilité de l’entreprise.
Modifier une facture avant son règlement
À l’étape suivante, la facture finalisée est comptabilisée et ne peut plus être modifiée. Si le montant de la facture n’a pas encore été réglé par le client, l’entreprise peut créer une nouvelle facture rectificative, sans supprimer la facture initiale. Le nouveau document comporte la mention « Annule et remplace la facture n° », suivie du numéro de la facture erronée et de sa date d’émission. Ce document remplace le précédent, mais doit se conformer en tout point aux obligations légales applicables à n’importe quelle facture. Il est notamment numéroté afin de s’inscrire dans la séquence chronologique de facturation de l’entreprise.
Modifier une facture déjà réglée
Si le montant de la facture a déjà été versé par le client, l’entreprise peut éditer un avoir. En cas d’erreur ou d’oubli, la facture d’avoir rectifie les informations inexactes portant par exemple sur le calcul du montant ou le prix d’une prestation en particulier. Dans le cadre des activités du BTP, un avoir pour annulation peut être édité si par exemple une partie des travaux devait être annulée, si le chantier livré n’était pas accepté et devait entraîner la révocation du contrat, ou encore en cas de défaut ou d’erreur sur la marchandise vendue.
L’avoir, comme la facture rectificative, s’intègre dans la séquence comptable existante. Il peut s’agir de la suite chronologique suivie par les autres factures, ou d’une séquence dédiée à ce type de document en particulier. Les autres éléments qui distinguent l’avoir d’une facture classique sont sa dénomination et la formule « net à déduire » remplaçant « net à payer ». Toutes les autres mentions obligatoires de la facture doivent impérativement figurer sur ce nouveau document (date d’émission, TVA applicable, adresse de facturation, montants détaillés…). Toutes les factures, y compris les factures rectificatives et les avoirs, doivent être conservées par l’entreprise pendant une période de 10 ans. Ces pièces comptables restent ainsi à la disposition de l’administration fiscale qu’elles soient conservées au format papier ou électronique.
Utiliser un logiciel de facturation pour simplifier ces opérations
Le recours à un logiciel de facturation, comme Obat dédié aux métiers du bâtiment, permet d’éditer et de corriger des factures facilement. Les erreurs d’inattention et les oublis sont évités grâce à la création automatique de documents reprenant les informations essentielles figurant sur toutes les autres factures. Si toutefois une faute devait se glisser dans le contenu ou qu’une prestation avait été omise, le logiciel permet d’éditer des documents rectificatifs, en tout point conformes à la réglementation. Tous sont conservés de manière sécurisée et inaltérable pour être consultés en cas de contrôle.
Les sanctions pour infraction aux règles de facturation
Les manquements aux règles de facturation sont passibles d’une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Le montant total de l’amende ne peut pas excéder un certain plafond, fixé au quart du montant de la facture concernée. L’amende administrative atteint quant à elle 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. La réitération de la faute dans les deux années qui suivent une première sanction expose la personne physique ou morale au règlement du double de ces montants.